Menjadi koordinator kegiatan

Ketika saya pertama kali ditunjuk menjadi koordinator kegiatan, rasanya bingung. Bingung, apa sih yang harus saya lakukan. Sekarang, setelah beberapa kali “ditunjuk” menjadi koordinator, ada beberapa titik terang mulai muncul. Berikut ini adalah beberapa tips untuk menjadi seorang koordinator.

1. Cek tujuan kegiatan tersebut

Tujuan kegiatan adalah inti dari sebuah kegiatan. Hal ini yang menjadi titik fokus kita, dan kita bertugas memimpin teman-teman kita untuk mencapai tujuan tersebut.

Pada tahap ini kita jadi bisa memprioritaskan, apa saja hal yang palling penting, cukup penting, kurang penting, atau tidak penting.

2. Apa saja indikator keberhasilan yang harus kita capai

Berdasarkan tujuan kegiatan, pasti ada hal-hal kecil yang menunjang keberhasilan kegiatan. Misalnya, tepat waktu.

3. Delegasikan

Jangan lakukan segalanya seorang diri. Kebiasaan kurang baik ketika pertama kali menjadi pemimpin adalah seringkali ingin melakukan segalanya seorang diri, akhirnya malah jadi frustasi. Kalau bisa dikerjakan oleh orang lain, jangan dikerjakan oleh diri sendiri. Fokus koordinator adalah pada keberlangsungan suatu acara.

Buatlah pembagian tugas dan deskripsi tugas. Jika anggota tim cukup banyak, kita bisa menyusun sub koordinator lagi.

4. Komunikasikan

Komunikasi adalah hal yang utama. Sebisa mungkin setiap anggota tim mendapatkan informasi yang memadai. Tidak terlalu banyak ataupun terlalu sedikit. Coba lah buat jaringan komunikasi dari koordinator -> sub koordinator -> anggota.

Komunikasikan apa saja yang akan dilakukan dan sudah dilakukan oleh kita dan tim, supaya mereka tidak kaget ketika mengalami suatu kejadian.

Suatu kegiatan seringkali gagal karena masalah komunikasi internal.

5. Kendalikan

Koordinator harus mengetahui setiap langkah yang dilakukan oleh tim, jika waktunya sempit, cukup dengan sub koordinatornya.

Jika ada iuran anggota, pastikan membuat tanda terima (kuitansi) pembayaran juga.

Membuat time table sangat dianjurkan pada langkah ini.

6. Berikan semangat

Seorang koordinator harus selalu memberikan semangat kepada anggotanya. Berikan pandangan positif terus menerus. Jika ada anggota melakukan kesalahan, berikan solusinya, jangan menghakimi mereka.

Jika keadaan menjadi kacau dan membuat kita stress, segera ke kamar mandi, tenangkan diri kita. Jangan tunjukkan kalau kita stress, karena itu hanya akan menular kepada anggota tim yang lain.

7. Evaluasi

Evaluasi bisa dilakukan pada saat kegiatan dilakukan ataupun setelah selesai kegiatan. Evaluasi pada saat kegiatan dilakukan (ongoing evaluation) dilakukan supaya ketika ada masalah kita bisa menanganinya segera sebelum masalahnya membesar. Evaluasi setelah kegiatan berlangsung dilakukan untuk menjadi modal kita memperbaiki kinerja diri sendiri dan kinerja tim di masa mendatang.

Fase evaluasi adalah saat pemberian kritik dan pujian kepada koordinator, sub-koordinator, dan seluruh anggota tim. Upayakan memberikan kritik dan saran dengan cara yang santun.

8. Dokumentasikan

Mungkin kita tidak akan bersama dengan tim yang sama di masa yang akan datang. Tapi segala catatan kita mengenai suatu kegiatan (terutama bagian evaluasi), akan sangat berguna untuk kita.

9. Rayakan

Setiap anggota tim berhak mendapatkan penghargaan. Merayakannya tidak perlu mewah-mewah. Bila memang tidak ada dana memadai, ngobrol-ngobrol sambil makan snack dan minuman ringan juga sepertinya sudah lumayan.

O.K. sekian dulu. Semoga bisa membantu dalam mengelola kegiatan.

Perihal syamsul hadi
Dapat dihubungi melalui email ke :syamsulhadi@live.com.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: